Jak ustalać priorytety?

Jak ustalać priorytety? W ustalaniu priorytetów najbardziej pomogło mi zrozumienie, że lista rzeczy, z których należy zrezygnować, jest ważniejsza niż lista rzeczy do zrobienia!

Dziś podzielę się moim sposobem określania ważności zadań. Ponieważ jestem matką trójki dzieci, prowadzę swoją firmę EKSPERT, działam w kilku organizacjach, wypracowanie najlepszego rozwiązania było dla mnie kluczowe.

Jak ustalać priorytety?

Mi pomaga w tym tzw. matryca Eisenhowera. To narzędzie, które bierze pod uwagę dwa kryteria: kryterium ważności i kryterium pilności.

Sprawy ważne w matrycy Eisenhowera to te, które dotyczą naszych celów i wartości. Z tej perspektywy, wszystkie rzeczy, które nie zbliżają nas do naszych celów lub są sprzeczne z naszymi wartościami są nieważne.

(Np. Twoim najważniejszym celem na najbliższy miesiąc jest spędzanie większej ilości czasu ze swoim mężem. Planujecie wspólne wyjścia do miasta w każdy czwartkowy wieczór. I jeśli w czwartek, Twoja koleżanka ma doła i w tym samym czasie zaprasza Cię do siebie – to jej propozycja z perspektywy Twoich celów nie jest ważną sprawą. O tym, jak postąpić w tej sytuacji przeczytasz poniżej).

Pilność to kryterium odnoszące się do czasu. Analizując pilność zadań powinniśmy brać pod uwagę termin ich wykonania.

Matryca Eisenhowera

Jak czytać matrycę Eisenhowera?

I ćwiartka – zadania ważne i pilne

Realizowanie zadań z tej ćwiartki to tzw. gaszenie pożarów, czyli ogarnianie spraw na wczoraj.

Z realizacją tych zadań najczęściej związane są negatywne emocje takie, jak stres, poczucie winy, złość, a w dłuższej perspektywie: stres, wyczerpanie organizmu, frustracja, brak czasu dla siebie i dla bliskich, nieumiejętność wypoczynku.

Nie ma się czym martwić, jeśli te zadania stanowią 10% wszystkich zadań. Gorzej, gdy większość zadań staje się pilna. Koncentrując się na nich, rzadko myślimy w kategoriach strategicznych. Funkcjonujemy od zrywu do zrywu. Skutkuje to przypadkowością i brakiem własnych celów.

👉 Moja I rada jak ustalać priorytety

Pożary, czyli sprawy ważne i pilne, wykonuj osobiście, w pierwszej kolejności.

II ćwiartka  – zadanie ważne i niepilne

To zarządzanie samym sobą i swoimi celami.

Zadania w tej ćwiartce wynikają z długoterminowych celów. One są kluczowe w ustalaniu priorytetów. Ważne, by je zaplanować krok po kroku, dzieląc na mniejsze cele pośrednie z terminem wykonania. Trzymanie się tego planu skutkuje harmonią w życiu, większą pewnością siebie, wyższą automotywacją. Daje możliwość zaplanowania czasu na działanie, na rekreację, na rozwój osobisty, na budowanie relacji z innymi.

Co się dzieje, gdy nie planujemy naszych działań? Niezałatwione sprawy spiętrzają się i wpadają w ćwiartkę pożarów.

👉 Moja II rada jak ustalać priorytety

Planuj cele długoterminowe i dziel je na mniejsze cele pośrednie. Rób to w oparciu o technikę SMART, którą opisałam -> TU.

III ćwiartka – nieważne i pilne

To zarządzanie cudzymi priorytetami.

Często wykonując te zadania odnosimy wrażenie, że wykonujemy coś ważnego i pilnego. Jednak gdy przyjrzymy się temu bliżej, okazuje się, że realizujemy zadania istotne dla kogoś innego – nie dla nas.

Osobom, które realizują dużo zadań dla innych towarzyszy często: poczucie poświęcania się bez docenienia, frustracja, poczucie braku sensu, brak własnych celów. Wynika to z tego, że koncentrują się one na celach kogoś innego.

👉 Moja III rada jak ustalać priorytety

Cudze priorytety albo dziel z innymi, albo deleguj, albo wykonaj w innym terminie. Nie poświęcaj im zbyt wiele czasu.

IV ćwiartka – nieważne, niepilne

To pożeracze czasu, zwane złodziejami czasu.

Im więcej czasu będziemy poświęcać sprawom nieważnym i niepilnym, tym więcej będzie w naszym życiu pożarów. Pożeracze marnują nasz czas. W konsekwencji nie skupiamy się na naszej przyszłości, co w dalszej perspektywie wiąże się z uzależnieniem od innych, poczuciem bezsensu życia, a nawet depresją. Inni postrzegają nas jako: nieodpowiedzialnych i niezaradnych życiowo.

👉 Moja IV rada jak ustalać priorytety

Wyeliminuj ze swojego życia pożeracze czasu.

Korzystam z matrycy w tradycyjny sposób, tj. notuję to sobie wszystko w kalendarzu, a ważne zadania z II ćwiartki mam dodatkowe spisane na kartce i przyczepione do tablicy korkowej.

Jak ja ustalam moje priorytety?

1. Każde zadanie analizuję biorąc pod uwagę kryterium pilności i ważności.
   Np. Kiedy okazuje się, że mój przegląd auta jest nieważny, sama dzwonię i umawiam się do stacji kontroli pojazdów.
   Kiedy planuję wydać bezpłatnego e-booka, żeby budować moją listę mailingową, w maju, wiem, że tekst musi być gotowy do połowy kwietnia. W kalendarzu rezerwuję czas na jego napisanie.
   Kiedy koleżanka prosi mnie o pomoc w organizacji 40 urodzin jej męża 12 kwietnia, odmawiam jej – wyjaśniając dlaczego.
   Ta impreza urodzinowa jest priorytetem jej, a nie moim.
2. Zadanie, które jest pożarem wykonuję sama, w pierwszej kolejności.
3. W przypadku zadania, które jest cudzym priorytetem, rozmawiam z osobą, dla której jest ono ważne. Wyjaśniam powód odmowy. Czasem jest możliwe przełożenie go na inny czas.
   Zdarza się, że nie każdy rozumie odpowiedź odmowną. Przyznam się, że w moim życiu był to test dla wielu relacji. Nie wszystkie go przeszły, ale zrozumiałam, że jestem szczęśliwa, wtedy, gdy postępuję w zgodzie z moimi wartościami i realizuję rzeczy, które są dla mnie ważne.
4. Świadomie ograniczam pożeracze czasu. W tym bardzo pomogła mi praca w blokach czasowych. (Więcej o tej metodzie zarządzania czasem dowiesz się z mojego kilkuminutowego filmu > tu).
5. Zawsze nagradzam się po zrealizowaniu najmniejszego celu, żeby moja automotywacja ciągle rosła. (O tym sposobie na niegasnącą motywację pisałam już kiedyś na blogu >> „Małe zwycięstwa”).

To moje sposoby na ustalanie priorytetów? Jeśli zarządzanie czasem jest Twoim wyzwaniem, wprowadź je w życie i daj mi znać, jakie zmiany nastąpiły u Ciebie.

A jeśli masz inną metodę ustalania priorytetów, podziel się z nią w komentarzu i pomóż tym, którzy chętnie z niej skorzystają.