Jeśli zastanawiasz się, jak:
-
zwiększyć efektywność pracy zdalnej;
-
podzielić czas na pracę i obowiązki domowe;
-
ustalić priorytety zadań „na już”;
-
opanować rozpraszacze, (np. powiadomienia w telefonie, domowników :);
ten post jest dla Ciebie!
Gdy ponad 10 lat temu zaczęłam pracować w domu, nie wiedziałam na czym się skupić! To trwało kilka tygodni, zanim nie przeszkoliłam się z zarządzania czasem i z produktywności. W rezultacie opracowałam swoje sposoby na efektywną pracę w domu. Korzystam z nich do dziś – pracując zdalnie, często z trójką dzieci u boku.
10 sposobów, dzięki którym zwiększysz efektywność pracy zdalnej
-
Ułóż stały harmonogram dnia.
Warto ustalić go ze wszystkimi domownikami. (Będąc współautorami, wszyscy czujemy się wtedy za niego współodpowiedzialni i chętniej go przestrzegamy). Można go spisać i powiesić w widocznym miejscu.
Harmonogram powinien uwzględniać pory posiłków, czas na ich przygotowanie, odrabianie lekcji, czas na pracę i na regenerację. Może on różnić się w zależności od dnia tygodnia. Harmonogram ułatwia skupienie się. Ogranicza rozpraszacze i daje poczucie bezpieczeństwa.
-
Ustal przerwy.
Przerwy należą się i dzieciom, i dorosłym. Mózg potrzebuje zmiany bodźców, inaczej jego percepcja jest zaburzona. Pamiętaj, że przerwa nie jest stratą czasu, a bez niej spada koncentracja i wykonujemy więcej błędów.
Warto robić przerwy, według zasady „złotej godziny”, czyli 50 minut pracujesz i 10 minut się regenerujesz (50:10). (Tę zasadę poznałam dzięki Aleksandrze Stuperze z bloga Szmaragdowe Pióro). W ciągu 10 minut uzyskasz najlepsze efekty regeneracji. (Zwiększysz je przez przeplatanie pracy umysłowej i fizycznej oraz dotlenienie i ruch). Dzięki przerwom podnosisz efektywność pracy zdalnej, bo przez długi czas utrzymujesz koncentrację na wysokim poziomie.
Pomysły na przerwy:
- spacer do kuchni po kawę i herbatę,
- spacer wokół biurka,
- dotlenienie się na balkonie lub w ogrodzie,
- zrobienie kilku ćwiczeń rozciągających,
- przewietrzenie pokoju,
- rozmowa telefoniczna lub online z rodziną i znajomymi.
-
Wyznacz stałe miejsce pracy.
Stwórz miejsce pracy zbliżone do pracy biurowej. Jeśli masz w planach dzwonienie lub wideokonferencje, przygotuj słuchawki z mikrofonem, które wytłumią dźwięki.
Wybierz miejsce, które nie jest wykorzystywane do innych domowych czynności, np. do jedzenia posiłków, aby nie składać go co kilka godzin. Pamiętaj o częstym wietrzeniu. Przygotuj strefę pracy dla dzieci.
Moje szkolne dzieci mają swoje biurka, a 4-latce przygotowałam stanowisko przy moim stole. Po tym jak jej napój zalał nasze biuro, ustaliłyśmy, że strefa pracy nie pokrywa się ze strefą jedzenia. 🙂
-
Przygotuj listę zadań.
Listę zadań przygotuj wieczorem dzień wcześniej lub rano. (Na mojej liście jest zazwyczaj 6 punktów, bo wiem, że tyle jestem w stanie zrobić). Bardzo ważne, aby zadania na liście miały przypisane priorytety. Instrukcję, jak to zrobić znajdziesz > tu).
Lista zadań sprzyja koncentracji, oszczędza czas i zwiększa efektywność. Bez niej działasz chaotycznie – krążysz wokół tych samych zagadnień i tracisz czas na czynności mało ważne.
Zdarza się, że w ciągu dnia zamiast zadań z listy, pierwszeństwo uzyskują działania pilne. Nie ma się czym martwić, jeśli te zadania stanowią 10% listy. Jeśli jest inaczej – warto zastanowić się nad przyczyną. (Moja praca z klientami pokazuje, że jest to często efekt braku asertywności i realizowania cudzych zadań). Nagła zmiana listy najczęściej skutkuje przypadkowością i marnowaniem czasu.
-
Zrób listę 5 / 10 minut.
Lista zadań na wolne 5 i 10 minut, pozwoli Ci maksymalnie zwiększyć efektywność pracy zdalnej. Dzięki niej każda wolna chwila będzie produktywna. W czasie 5 / 10 minut możesz np. : odpisać na maile, odpowiedzieć na komentarze na FB, na IG i na blogu, nadrobić zaległe telefony, poszukać informacji w sieci.
-
Odhaczaj zadania z listy.
Zrealizowane zadania działają mobilizująco. Nawet jeśli nie uda Ci się zrealizować wszystkiego, to i tak gdy zobaczysz rezultaty, będziesz mieć większą motywację do dalszej pracy! Dlatego skreślaj lub odhaczaj wykonane zadania i ciesz się tym. 🙂
-
Nagradzaj się i dostrzegaj sukcesy cząstkowe.
Do dalszego działania mobilizują rezultaty i sukcesy cząstkowe. Dostrzegaj je i się za nie nagradzaj. Możesz nagrodzić się smaczną herbatą, kawą, przekąską, chwilą na media społecznościowe.
Nagroda nie musi nastąpić zaraz po wykonaniu zadania – możesz skumulować swoje nagrody i odroczyć je w czasie np. na koniec dnia czy tygodnia, jak serial czy domowe SPA.
-
Zaczynaj od spraw najtrudniejszych.
Po pierwsze, odłożone na później trudne sprawy absorbują Twoją energię, obciążają Cię i dezorganizują pracę. Po drugie, zdekoncentrowanie sprawia, że nie jesteś w stanie pracować na 100%.
Brain Tracy nazywa takie niezałatwione sprawy – żabami. Radzi, by wykonywać je zaraz jak się pojawią. Będzie to powód do dumy i motywacja do dalszych działań!
-
Kumuluj zadania i pracuj w blokach czasowych.
Blok czasowy to czas, jaki przeznaczasz na wykonanie określonego działania (lub rodzaju zadań). Korzyści ze stosowania bloków czasowych jest mnóstwo!
Bloki:
- podnoszą koncentrację,
- ograniczają wielozadaniowość,
- oszczędzają czas,
- dają poczucie kontroli.
W blokach uwzględnij czynności domowe, jak powieszenie prania, rozładowanie zmywarki. Jeśli tego nie zaplanujesz, to będzie cały czas siedzieć w Twojej głowie i Cię rozpraszać.
O swoich blokach poinformuj domowników, żeby wiedzieli, kiedy pracujesz.
-
Zaplanuj czas na życie prywatne.
W blokach czasowych uwzględnij życie prywatne, np. zabawy z dziećmi, wieczór z mężem, odpoczynek. Pracując w domu, łatwo się zatracić i poświęcać pracy całą dobę. Zaplanowany czas prywatny zwiększy Twoją satysfakcję z życia i pozytywnie wpłynie na relacje z innymi. (Więcej na ten temat pisałam we wcześniejszym poście na blogu >> 10 sposobów na work-life balance).
Te 10 sposobów zwiększy Twoją efektywność pracy zdalnej. Jeśli chcesz więcej – obejrzyj relację z LIVE na Facebooku, gdzie czeka na Ciebie więcej praktycznych wskazówek >> tu.
Praca w domu nie jest łatwa.
Na początku przygotuj się na to:
- że najprawdopodobniej nie będziesz realizować wszystkiego, co sobie zaplanujesz,
- życie zweryfikuje czy Twoja lista zadań nie jest za długa,
- wdrożenie się w home office wymaga czasu.
Na szczęście pracy w domu możesz się nauczyć, a przedstawione przeze mnie sposoby sprawią, że Twoja efektywność poszybuje w górę!
Przygotowuję nagranie na kanał YT na temat pracy zdalnej. Będę wdzięczna, gdy napiszesz mi w komentarzu, jakie są Twoje doświadczenia w tym temacie, co Ci pomaga pracować w domu, a co jest wyzwaniem.
TO MOŻE CIĘ ZAINTERESOWAĆ
Wideo “Jak efektywnie pracować w domu”
Brian Tracy „Zjedz tę żabę”
Chris Bailey „Projekt: Produktywność”